אז איפה עושים פגישות כשעובדים בלי משרד

אז הקמתם עסק, יש לכם לקוחות ואולי אפילו ספקים – אבל משרד עדיין לא. זה יקר, זה מלחיץ ואולי אפילו לא לגמרי נחוץ עבורכם – את מרבית העבודה אתם עושים מהבית או בטלפון והלפטופ בישיבה בבית הקפה השכונתי.

היתרון העיקרי הוא, כמובן, החיסכון בעלויות (שכירות, חשבונות חשמל-מים-ארנונה, שכר מזכיר/ה ועוד) וגם החיסכון בזמן הכרוך בהגעה אל המשרד וממנו מדי יום. אבל מה קורה כשאתם צריכים לערוך פגישת עסקים עם לקוחות קיימים ופוטנציאליים? בדקנו את כל הפתרונות האפשריים, את היתרונות והחסרונות. קבלו מדריך מעודכן.


בתי קפה    

פגישה בבית קפה היא דבר זמין מאוד, ודאי באזורי העסקים. קל ופשוט לקבוע פגישת עסקים באחד מהם ולמצוא מקום ישיבה פנוי – וקל גם ליידע את הלקוח במקום הפגישה בלי שיתברבר בדרך. עם זאת, בית הקפה עשוי להיות צפוף וסואן, מה שיאתגר את השקט, הריכוז והפרטיות הדרושים בדרך כלל לקיום פגישה עסקית מוצלחת.  

כל בית קפה המכבד את עצמו מצויד ברשת אלחוטית (וויי פיי), כך שאין בעיה להשתמש בפגישה במחשב נייד. אולם אם הפגישה דורשת אמצעים כבדים יותר, כמו מקרן ומסך לדוגמה, בית הקפה אינו המקום המתאים. גם בנסיבות שבהן נדרשת יצירת רושם יוקרתי, פגישה בבית קפה עלולה להיות בעייתית – בכך שהיא משדרת פשטות ואף אקראיות. בסעיף העלויות, מדובר בפגישה צנועה בהחלט. לרוב, כך מקובל, החשבון כולל משקאות חמים וקלים בלבד.
למה כן: כי זה הכי כיף שמכינים לך קפה טעים    
למה לא: כי זה קז'ואל ולא מתאים אם אתם רוצים לעשות רושם

משרדי הלקוח  

פגישה במשרדו של הלקוח היא לכאורה מצב של ווין-ווין: אתם מצדכם לא צריכים למצוא פתרון למיקום הפגישה ומארחים אצלו, והוא מצדו פוגש אתכם ללא מאמץ במגרשו הביתי, שם הוא מרגיש הכי בנוח.

אבל לא הכל ורוד בפתרון הזה. הבעיה הראשונה עולה במקרים בהם נערכות עם הלקוח פגישות מרובות בתדירות קבועה (נגיד פגישת מעקב אחת לחודש). במקרים כאלה, הלקוח עלול להציע לבצע את הפגישות ברוטציה – פעם אצלו ופעם אצלכם – ואז אתם עלולים להיות מובכים כשתצטרכו להודות שאין לכם בעצם משרד.

ישנם לקוחות (בעיקר גדולים) שמעוניינים גם להגיע למשרדו של הספק שלהם על מנת לאמוד את מידת הרצינות שלו – וגם אז תהיו בעמדת נחיתות.

לעובדה שבמשרדו מרגיש הלקוח במגרש הביתי שלו יש גם חיסרון עבורכם: במצב כזה הוא יהיה הרבה יותר עסוק ופחות מרוכז, הפגישה עלולה להיות מופרעת על-ידי עובדים אחרים שיכולים להיכנס אליו או שיחות טלפון, ובמשרדו הוא גם ירגיש הרבה יותר בנוח ללחוץ עליכם להוריד את המחיר.

לצד כל אלו, צריך לזכור שמרבית הלקוחות עדיין מעוניינים ברוב המקרים לקיים את פגישות העסקים אצלם במשרד – פשוט כי זה הכי נוח להם.
למה כן: כי לא צריך לשבור את הראש איפה לקיים את הפגישה.
למה לא: כי אי אפשר רק לבוא ללקוח שוב ושוב, רצוי לגוון


בבית הפרטי    

אנשים שעובדים בבית יעדיפו במקרים רבים גם לקיים את פגישות העסקים בבית. מדובר, אחרי הכל, באפס השקעת זמן הגעה ובאפס עלויות (להוציא כוס הקפה והעוגיות שבוודאי יוצעו לאורח). כיוון שהבית משמש גם כמשרד, יהיו בו כל האמצעים וכל החומרים שדרושים לקיום כל פגישה. מנגד, עבודה ביתית מתנהלת, באופן טבעי, בתנאים ביתיים, בסביבה נטולת גינונים משרדיים או עסקיים. במילים אחרות: אין כל בעיה לבצע עבודה מקצועית מעולה כשאתה לבדך בבית, לבוש בפיג'מה, אבל ניהול פגישה עסקית דורש תנאי סביבה שונים מעט. לכן, הבית הפרטי מתאים למטרה זו כשיש בו חדר שקט ומסודר המוקדש לכך, כשאין הפרעות רקע ילדותיות או אחרות – וכשהמארח חש בנוח להזמין אדם זר לפגישה במעונו הפרטי.
למה כן: אין כמו בבית
למה לא: הלקוחות עלולים להרגיש מוזר כשהילד יצרח מהחדר השני


חדרי ישיבות לפי שעה    

פתרון שהולך וצובר תאוצה בשנים האחרונות: עוד ועוד מיזמים להשכרת חדרי ישיבות ופגישות עסקים לפי שעה קמים בתל אביב והסביבה. החדרים מצוידים בכל האמצעים הטכנולוגיים הדרושים ולרוב כוללים גם כיבוד במחיר ההשכרה.

כך למשל, מתחם הישיבות החדש והמעוצב Meet in Place שנמצא בשדרות רוטשילד בתל אביב גובה 88 שקל + מע"מ לשעת השכרה. במחיר זה מקבלים חדר יוקרתי ומסודר, שאין צורך להכין או לתחזק, שתייה חמה וקרה + עוגיות. הזמנת החדרים מתבצעת בקלות ובנוחות באפליקציה או באתר, וההוצאה כמובן מוכרת במלואה לצורכי מס (בניגוד לבתי קפה למשל).

האווירה בחדרים הללו מכובדת מאוד ומתאימה לניהול פגישה עסקית עם לקוח גדול ורציני. העלות אמנם גבוהה יותר מהפתרונות האחרים שסקרנו, אבל לא מדובר בהוצאה כבדה והתמורה לכסף גבוהה (העלות בוודאי אינה משתווה להחזקת משרד באופן קבע).
למה כן: כי זה יוקרתי, נוח ומלא פאסון.    
למה לא: כי זה קצת יותר יקר מהפתרונות האחרים.