מי הזיז את התזרים שלי? המערכת שעוקבת אחרי המזומנים האבודים של בית העסק שלכם

כאילו לא חסרים אתגרים בניהול עסק – קטן, בינוני או גדול – מתגלה עולם הסליקה בכרטיסי אשראי כמבוך עצום ומאתגר של ניווט בין גורמים שונים. במערך הסבוך שבין הלקוח, הקופה, שירותי הבנק האוטומטיים (ש.ב.א), חברות האשראי וחברות הניכיון – היכולת לדעת כמה כסף בדיוק אמור לזרום לחשבון העסק מדי חודש הוא מורכב מאוד.

זה מה שעמד בבסיס הפיתוח של איזימץ', שירות חדשני לניהול מערך הרכישות באמצעות כרטיסי אשראי, המסנכרן בין כל קצוות המידע ומציג אותו בבהירות ובאופן זמין לחברה – כדי לייצר ודאויות ולעשות סדר בג'ונגל החשבונאי.

היכולת לסנכרן בין חברות אשראי שונות, סוגי עסקאות שונים, כ-30 תוכנות שונות לניהול חשבונות וכל סוגי הקופות והמסופים, תוך שמירה על תקני האבטחה המחמירים ביותר – היא בשורה של ממש. דוחות נגישים וברורים שמפיקה המערכת כוללים מידע על כל הפעילות בכרטיסי האשראי ומייתרת את הצורך המעיק, עד בלתי אפשרי, לנסות לתמרן בין כל הדוחות.

איפה בדיוק טמונות המלכודות שמצליחות לבלבל אותנו בדרך, ולייצר חוסר התאמה בין ציפיות למציאות? מנכ"ל איזימץ', אלעד דדון, נותן כמה דוגמאות:

1. לילות כימים: בעוד ששעות העבודה של עסק רגיל ב-90% מהמקרים הן במהלך היום – דוח התקשורת של העסק מתבצע בשעות הקטנות של הלילה: למעשה, בבוקרו של יום עסקים אחר ובמקרים מסוימים אפילו חודש חדש, שרק בהם משודרות העסקאות. וכך, על אף הצפי להכנסות מסוימות, בפועל יתקבלו חלקן רק בחודש הבא.

מה הפתרון? המערכת מייצרת דו"ח מסודר ובו תאריכי הערך הנכונים לעסקאות – שבהם מתקבל הכסף בפועל.

2. עניין של אופי: בעיה נוספת שמקשה על בעלי עסקים לעקוב אחרי הכסף, היא הבדל בין סוגי כרטיסי האשראי. בעוד שבאלה הרגילים יועבר הכסף לעסק ב-2 או ב-8 בחודש הבא, קיימים (בשימוש תיירים, למשל) כרטיסי דיירקט שהשימוש בהם מיידי – והכסף מועבר כבר כעבור 3-4 ימי עסקים. גם הפער הזה בין החודשים עשוי לייצר בלבול בבית העסק, שמצפה לקבל כסף שכבר הועבר אליו בפועל.

 מה הפתרון? יצירת התאמה בין הכנסות לתקבולים – גם אם אין התאמה בסוגי כרטיסים.

3. פיצול אישיות: בעיות בהזנה לקופה הן לא תרחיש מופרך. בכ-50% מהעסקים היום, מספר דדון, קיים עדיין פיצול בין הקופה עצמה, לבין המסוף שבו מחויב כרטיס האשראי. מספיקה טעות הקלדה פשוטה, כמו למשל הקשת סכום של 350 שקל במקום 3,500 שקל, כדי לייצר חוסר התאמה שיתבטא אחר כך בתזרים.

מה הפתרון? דיווח על חוסר ההתאמה בסמוך למועד ההתרחשות, באמצעות מערכת המעקב.

4. ערעורים ברומו של עולם: שיעור הכחשות העסקה בארץ גבוה למדי כשמדובר ברכישה מרחוק - בעסקאות באינטרנט הוא עשוי להגיע גם לשיעור דו-ספרתי. כשחברת אשראי מקבלת מלקוח פנייה עם הכחשת עסקה, היא שולחת מכתב לבית העסק ובו מבקשת להציג את הצד שלו בעניין. איך נאמר בעדינות? לא כל המכתבים מגיעים ליעדם. בין אם בשל עיכובים בדואר ואם בגלל הפנייה לגורם הלא נכון בחברה. התוצאה? קיזוז לא בהכרח מוצדק על כסף שכבר קיבלתם בעבר, רק משום שלא ניתנה לעסק אפשרות התגובה.

 מה הפתרון? הודעה לבית העסק במסרון ובמייל על הבקשה להצגת השובר, כבר ביום שבו התקבלה בקשת הערעור. במצב כזה הוא יוכל לבדוק את הבעיה ולטפל בה באופן יעיל.

5. אין תקשורת: אחת לכמה זמן מתרחשות גם תקלות תקשורת מקומיות בקופות. אישור העסקה מתבצע, אבל בפועל לא נעשית ההפקדה והכסף לא מתקבל.

מה הפתרון? המערכת עושה התאמות בין הקבלות לשידורים, ושולחת הודעה מיידית לבית העסק על תקלה במסוף מסוים. 

חשוב לציין, שרוב המקרים האלה לא משקפים מצב שבו בית העסק שלכם אינו מקבל את הכסף – אלא מבטאים בעיקר את חוסר היכולת שלכם לעקוב האם ומתי קיבלתם אותו.

על אף שטעויות כספיות בהיקף נרחב אכן עשויות להימנע כתוצאה מהמעקב המדויק – "לא תמיד הערך הוא הכסף שאתם חוסכים", מדגיש דדון. "הערך האמיתי עבור הלקוחות הוא השליטה, הידע וההבנה שזה נותן להם, תוך פילוח מידע יקר ערך – התפלגות רכישות בין אזורים שונים או מועדוני אשראי, מידת הנאמנות של לקוחות שונים, עסקות חריגות וניתוחי פעילות. זה הרבה מאוד ידע שעוזר לבעל העסק להישאר עם היד על הדופק, לנהל ולהתנהל בצורה מיטבית".