עצמאי? כך תוכל לצאת לחופשה מבלי שהעסק יתמוטט

כל בעל עסק מכיר את זה היטב: בתקופת החגים התנועה בחנות או במשרד דלילה הרבה יותר. כולם נמצאים בחופש, והדבר בא לידי ביטוי בהאטה ובצניחת עומס העבודה. אבל אם כולם בחופש – למה שגם אנחנו לא נצא? לא מגיע לנו? ואם אתם מתכוננים לענות "מה לעשות, אנחנו בעלי עסק, אנחנו לא יכולים להרשות לעצמנו לא להיות בו" – דעו שאתם טועים. גם בעל עסק עצמאי, ואפילו כזה שעובד לבד, יכול לצאת לחופשה – כל עוד הוא נערך אליה כראוי, סוגר פינות ותופר קצוות. איך עושים את זה?

לאיתי וקסלר מנהל מוצרי הסליקה , אגף עסקים בישראכרט, יש מספר עצות עבורכם. הוא מקדים את דבריו עם ההבהרה שכל התהליך צריך להיות מסודר ומאורגן. עבודת ההכנה מצריכה תכנון וזמן – מה שלא מאפשר, למשל, לצאת לחופשה ספונטנית, מהיום למחר, רק כי מצאתם דיל שווה של הרגע האחרון.

1. מנו לעצמכם מחליף: "כאשר מדובר במנהל של חברה עם מספר עובדים, עליו למנות מישהו שיחליף אותו בהיעדרו. העובד הזה צריך לשלוט בכל מה שקשור לעסק ולתפעולו. עליו לדעת לבצע את פעילויות הניהול היומיומיות, להתמודד עם תקלות וחוסרים ולתקשר עם ספקים. כך העסק, בעצם, ממשיך לעבוד כרגיל – רק עם מנהל אחר, זמני", אומר וקסלר, וממליץ כי בנושאים מסוימים כדאי לבצע חפיפה גם לעובדים שלא יחליפו בפועל את המנהל (למשל: את מי מחתימים על אישור תשלום כאשר המנהל לא נמצא. האם את מחליפו הישיר, או אולי את סמנכ"ל הכספים?). חשוב גם לוודא שבמהלך חופשתו של המנהל לא נמצאים בחופשה גם עובדים אחרים שתפקודם הכרחי למילוי החלל שנוצר.

2. ודאו שנושא התזרימים הפיננסיים סגור: עדכנו את הבנק על ההיעדרות הצפויה ובידקו שמסגרות האשראי תקינות. מומלץ להגדיל את מסגרת האשראי באופן זמני, כדי שהיא תוכל לספק מרווח תמרון. אם צ'קים של העסק יחזרו במהלך ההיעדרות שלכם – יהיה לכם קשה יותר לנהל את הבעיה מרחוק ולפתור אותה.

3. נצלו את סוף השבוע: כאשר מדובר בעסק עצמאי של איש אחד, שמנהל את עצמו, הסיפור יותר מורכב. לאדם כזה לרוב אין את הפריבילגיה לקחת חופשה של שבועות ארוכים בחו"ל. בדרך כלל הוא יצטרך להסתפק בכמה ימים. מומלץ לחבר אותם לסוף שבוע, מה שיאפשר לכם להדביק עוד כמה ימי חופשה שממילא אינם ימי עבודה.

4. עדכנו את הלקוחות: עצמאי שעובד לבד צריך להקפיד להכין מראש את הלקוחות לכך שהוא יוצא לחופשה. עליו להודיע להם באילו תאריכים ייעדר וכיצד יוכלו ליצור איתו קשר במקרה של צורך דחוף. לכל עסק יש את האופי שלו ודגשים אחרים שעליו לשים לב אליהם לפני יציאה לחופשה. כך למשל, עסק עצמאי שמספק סחורה כלשהי יצטרך להעביר אותה ללקוחות לפני הנסיעה (או אחריה, אם זה בסדר מבחינתם), ולהבהיר שלא תוכל להיות אספקה נוספת בזמן חופשתו. אדם שמפעיל לבדו אתר סחר צריך לעדכן באתר שבתאריכים מסוימים לא יהיו משלוחים של ההזמנות ושאלה יישלחו בפועל רק מתאריך חזרתו.

5. היעזרו בשירות לקוחות חיצוני: מומלץ להעביר את נושא שירות הלקוחות המקוון לנציג דיגיטלי, מה שקרוי "בוט" - דמות וירטואלית באתר הסחר שיכולה לענות לשאלות הגולשים לפי תסריטי שיחה נפוצים. את הפניות הטלפוניות אפשר להעביר לחברות המספקות שירות לקוחות חליפי כאשר העסק אינו זמין ללקוחותיו.

6. התנתקו: דווקא על הרעיון של לעשות "עקוב אחריי" מהטלפון של העסק לטלפון הנייד שאותו לוקח המנהל הנופש לחו"ל - וקסלר לא ממליץ. "אם אתה עונה לטלפונים מהעבודה בזמן החופש – אתה בעצם לא בחופש, ותחזור לארץ בלי שהתאווררת באמת. אם בכל זאת התגובה האישית ללקוחות הכרחית, מה שמומלץ לעשות זה להגדיר שעה אחת ביום שבמהלכה אתה עונה במרוכז על כל המיילים ושאר ההודעות שקיבלת".