כל מה שצריך לדעת על חשבונית דיגיטלית

הכתבה הזו מיועדת לכל העצמאים שמתלבטים איך לנהל בצורה היעילה, הנוחה והבטוחה ביותר את נושא החשבוניות והמסמכים של העסק ולא בטוחים כיצד. אם בעבר הצעד הראשון של כל עצמאי היה לגשת לבית דפוס ולהזמין פנקס קבלות וחשבוניות, הרי שהיום התקדמנו וקיימת אפשרות נוחה וידידותית לנהל את כל החשבונות באופן מקוון וכמובן מורשה ומוכר על-ידי רשות המיסים.   
ביקשנו מרו"ח טל דולב, מפירמת רואי החשבון BDO זיו האפט, לעזור לנו להבין מה זה בכלל חשבונית דיגיטלית ומהם היתרונות והחסרונות שלה.


אז מהי חשבונית דיגיטלית?
הוצאת חשבונית דיגיטלית היא למעשה הפקת מסמך ממוחשב אשר מחליף את חשבונית הנייר המוכרת לכולנו. ניתן כמובן להפיק בנוסף לחשבוניות גם קבלות באינטרנט, הצעות מחיר, תעודות זיכוי וכיוב'. את המסמך הממוחשב ניתן לשלוח ללקוחות באמצעות האינטרנט (דואר אלקטרוני או אתר האינטרנט של העסק).
כך מתאפשרת לעצמאים, פרילנסרים, עמותות וחברות המעוניינות בכך הפקת חשבוניות, קבלות והצעות מחיר אונליין, עם מסמכים מעוצבים ומאושרים על-ידי רשות המיסים הישראלית ובאמצעות חתימה דיגיטלית מורשית. במקום להסתבך עם פנקס מיושן, ניתן לעשות שימוש במערכת ממוחשבת, ידידותית ואקולוגית. כל מה שצריך זה מערכת שתומכת במסמכים ממוחשבים, הודעה לרשות המיסים, חיבור לאינטרנט, להזין פרטים רלוונטיים והשאר – אוטומטי.  
חשוב מאוד לבדוק שנעשה שימוש בתוכנה הרשומה כתוכנה מורשית ברשות המיסים. רוב התוכנות מעלות את האישור לאינטרנט וניתן אף לחפש מידע זה באתר רשות המיסים.

מה היתרונות?

1. אין צורך בטיפול ידני: לא צריך לרשום שום דבר, מסמכים לא יכולים  ללכת לאיבוד והכל מתועד.

2. נגישות מכל מקום ובכל זמן.

3. זה הרבה יותר אקולוגי: מייצר חיסכון בנייר מיותר ושומר על איכות הסביבה.

4. מייצר סדר בבלאגן: כמה שפחות ניירת, כמה שיותר ארגון.

5. חוסך זמן ועצבים: אין צורך להתעסק עם משלוח מסמכים בדואר ישראל, שעלול להיות לעיתים איטי במיוחד ואין ודאות מלאה שהם יגיעו ליעד.

6. החתימה הדיגיטלית היא מוכרת וחוקית בכל הרשויות (למעשה, מדינת ישראל אישרה אותה בחוק כבר ב-2001).

7. לעושים שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות יש את היתרונות המוכרים של מערכות אלו, כמו למשל תזכורת לגבי אילו מסמכים פתוחים (כלומר הטיפול בהם טרם הושלם); אין צורך לחשב את המע"מ לבד – התוכנה מחשבת באופן אוטומטי; ועוד.

8. יש מעקב ברור וחד משמעי אחר כל ההכנסות שלכם. מאוד נוח לראות את כל התקבולים רשומים ומתועדים בצורה מסודרת ולפקח על העסק שלכם כמו שצריך.

9. המערכת מאפשרת גרפים השוואתיים של היקפי הפעילות ודוחות מסודרים שיאפשרו לכם לקבל תובנות על הפעילות העסקית שלכם ולהשתפר תוך כדי תנועה.


מה החסרונות?

1. שליחת מסמכים ממוחשבים מחייבת הצהרה על כך לרשות המיסים וכן קבלת הסכמה מהלקוח (בכתב או באופן ממוחשב) לקבלת המסמכים הללו. הדבר עלול להקשות.

2. ניתן להפיק מסמכים ממוחשבים רק כאשר מתקבלת תמורה בשיק, כרטיס אשראי או העברה בנקאית. לא ניתן לקבל מזומן ולהעביר קבלה ממוחשבת ללקוח.

3. שיטה זו פחות מתאימה לעבודה עם לקוחות וספקים שלא עובדים עם מיילים, מחשב וטכנולוגיה, דוגמת פועלים הנמצאים בשטח רוב היום ופחות מחוברים.

4. פחות מתאים לעבודה מול אוכלוסיה מבוגרת ללא נגישות דיגיטלית (קשישים לדוגמא).


אגב, למי שעדיין מתעקש לעבוד ידנית או באמצעות תוכנת הנהלת חשבונות שלא מאפשרת לשלוח מסמכים ממוחשבים, קיימים היום שירותי אינטרנט אשר מאפשרים לעצמאים או ארגונים להפיק חשבוניות ממוחשבות בנפרד ממערכת החשבונות שלהם, ולאחר מכן לקבל את כל המידע באופן מסודר לרישום בהנהלת החשבונות.