9 דרכים להפוך פגישות עבודה ליותר אפקטיביות
כי לכולנו נמאס מהפגישות האלה שנמשכות שעות כשלכולם ברור שמיצינו אחרי 30 דקות
פגישות עבודה הן לעיתים דבר חיוני, נחוץ, הכרח המציאות. לא הכל אפשר לסגור בטלפון או במייל, ואין כמו פגישה בלתי אמצעית באווירה טובה כדי לסגור עניינים. ובכל זאת, פגישות הן גזלן הזמן מספר 1 בעולם הקריירה. הבדיחות בהתחלה, הסחות הדעת, מה תשתו, הקפה שהגיע, תעבירו את הוופלים, המצגת שלא עובדת, העייפות, ההתפזרות, שיחות הסרק – והשילוב של כל אלה – מייצר משאבת זמן אמיתית ובעייתית.בעידן של זמן קצוב, הסחות דעת, מאות עדכונים המהבהבים אליכם ממסך הסמארטפון וריבוי משימות – יש דרכים מצוינות להפוך את הפגישות לאפקטיביות יותר. איך? טוב ששאלתם.
1. הגדירו מראש גבולות גזרה:
אם לא תקבעו מראש זמן סיום לפגישת העבודה, מריחת הזמן מובטחת לכם. התחילו את הפגישה בהכרזה על מועד סיומה. כשהפגישה תחומה בזמן קבוע ואמיתי ומקפידים על עמידה בזמן הזה כחלק מהתרבות הארגונית – תוכן הפגישה הופך אפקטיבי יותר. אפשר אפילו, אל תצחקו, להציב שעון חול אמיתי של חצי שעה על השולחן או שעון דיגיטלי עם ספירה לאחור. לא תאמינו איך זה גורם לאנשים להתפקס ולרכז את הרעיונות שלהם ביעילות.
2. התמקדו במטרות:
נסו לנסח מראש מה מטרת הפגישה בצורה ברורה ומובהקת, מבלי להתפזר, והכריזו על כך כשמתחילים. ברגע שהוגדרו מטרות ממוקדות ולא נושא כללי – הרבה יותר קל לעמוד ביעד באפקטיביות.
3. צמצמו את כמות הנוכחים:
כמעט תמיד זה קורה – חצי מהאנשים בפגישה מדברים ומחליפים רעיונות, והחצי השני בוהה בחלל האוויר ותוהה מה הוא בכלל עושה שם. אם למישהו בפגישה אין מה לתרום – נוכחותו מיותרת. ככל שיש יותר נוכחים – זמן הפגישה הלא-אפקטיבי מתארך.
4. ודאו שכולם מקבלים הזדמנות לדבר:
נהלו את פגישת העבודה כך שלכל אחד מהמשתתפים תהיה הזדמנות להשמיע את קולו. כך כולם קשובים, דרוכים ומעורבים ואין את אלה שמועפפים בדמיונם למקומות אחרים כי הם יודעים שלא יצטרכו להגיד כלום. למחמירים, אפשר אפילו לתת לכל דובר טיימר (פיזי ממש) שמגדיר את הזמן המוקדש לו, ולוודא שכל הנוכחים חיוניים ומשתתפים.
5. קצרו את משך הפגישה:
מחקרים מוכיחים כי 20 דקות זהו זמן פגישת עבודה אולטימטיבי. אז אולי לא חייבים להקפיד עד רמת הדקה, אבל נסו לייצר פגישות שאורכות לא יותר משעה או אפילו 45 דקות. מעבר לכך – האפקטיביות יורדת פלאים. מוטב לקבוע שתי פגישות נפרדות קצרות מאשר אחת ארוכה ולא יעילה.
6. נסו לרענן את קו המחשבה:
יש הרבה דרכים לעורר השראה ולפתוח את הראש לאנשים. אפשר להראות סרטון קצר ורלוונטי, לנסות לפתור חידה כדי לחדד את המחשבה או להראות דוגמאות (Study cases) מהעולם בנושא בו אתם מתעסקים.
7. ודאו שכולם מגיעים מוכנים:
שלחו זימון ברור עם "שיעורי בית" – מה מצופה מהמשתתפים, עם מה צריך לצאת מהפגישה, מה כל אחד צריך לתרום ומהי המטרה. ברגע שהצוות מגיע מוכן הפגישה תהיה אפקטיבית בהרבה.
8. דברו על פתרונות, לא על בעיות:
אין טעם להרחיב ולדבר על כשלים ובעיות. זה גוזל זמן, לא פרודוקטיבי ומייצר אנרגיה שלילית. התמקדו בפתרונות. את הבעיות ניתן להגדיר בכתב כהכנה לפגישת העבודה, ולא להרחיב עליהן את הדיבור.
9. ותרו על אוכל:
זה גוזל זמן, מייצר בלגן, הסחת דעת ושיחה מיותרת ולא רלוונטית. הסתפקו בשתיה קרה וחמה, כל השאר – מיותר.
